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Tudo o que você precisa saber sobre trabalho remoto

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Por conta da disseminação contínua da COVID-19, muitas empresas pediram que os funcionários façam trabalho remoto. É provável que outras sigam o mesmo caminho enquanto os efeitos do vírus continuam a se propagar. Embora essa pareça ser uma transição simples, trabalhar em casa pode ser desafiador, principalmente em termos de produtividade, comunicação e motivação.

Neste artigo, falaremos sobre as práticas recomendadas para trabalhar em casa, inclusive como manter a motivação e a produtividade, bem como cuidar da saúde.

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Como manter a produtividade no trabalho remoto

Embora trabalhar em casa tenha seus benefícios, há muitas distrações. Compromissos, afazeres domésticos, familiares, pessoas que moram no local, televisão, mídia social e animais de estimação podem atrapalhar sua concentração com facilidade. Veja algumas dicas para eliminar as distrações e aumentar a produtividade enquanto você trabalha em casa:

1. Vista-se bem

Pode ser tentador sair da cama e ir direto para o computador sem tirar seu pijama. Se você usar roupas para dormir, será muito mais difícil fazer seu cérebro entender que chegou a hora de ser produtivo. Tente manter sua rotina matutina normal para estabelecer limites entre o trabalho e a vida pessoal em casa.

De manhã, tente trocar o trajeto até o trabalho por outra atividade para aumentar sua produtividade, como caminhar, praticar atividades físicas leves ou meditar. Depois, vista-se, prepare-se para o dia e faça um café da manhã saudável. Vestir-se de acordo com as tarefas do dia fará com que você tenha mais motivação. Além disso, é útil em caso de reuniões por vídeo inesperadas.

2. Defina e siga um cronograma

É importante separar o horário de trabalho do seu tempo pessoal em casa. Seja transparente e informe seu gerente sobre seu horário de trabalho em casa e indique no calendário qual será a sua disponibilidade.

Veja algumas dicas para organizar seu cronograma diário e otimizar a produtividade:

  • No começo de cada dia, verifique as tarefas que você precisa fazer para atingir suas metas do dia e da semana.
  • Priorize as tarefas. Procure entender o investimento de tempo, a complexidade e o impacto de cada uma delas.
  • Envie atualizações de status importantes para seu gerente e outros membros da equipe em intervalos estabelecidos por vocês.
  • Faça pausas planejadas e frequentes para se alongar, respirar ar fresco e descansar o cérebro.

A saúde e a produtividade são prejudicadas quando não fazemos pausas frequentes para nosso cérebro e corpo. O cérebro é como qualquer outro músculo: ele precisa de descanso. Durante essas pausas você pode:

  • meditar
  • ler um capítulo de um livro
  • ouvir um podcast
  • acompanhar um vídeo curto de ioga
  • fazer uma caminhada

3. Crie um ambiente de trabalho

Convém encontrar um espaço específico para trabalhar em casa, se possível. Isso ajudará a separar suas atividades de casa e do trabalho, além de aumentar sua produtividade quando você estiver trabalhando no local escolhido. Converse com seus amigos e colegas de quarto e avise que, embora você esteja em casa, não estará disponível durante o seu horário de trabalho.

A tecnologia de vídeo também é uma ótima ferramenta durante o trabalho remoto. Ela nos ajuda a manter contato com as pessoas, mesmo que estejamos em locais distintos. Para otimizar suas reuniões por vídeo:

  • Teste o microfone, os alto-falantes e a câmera do computador antes de reuniões importantes, para garantir que tudo está funcionando.
  • Preste atenção em seu ambiente físico quando estiver em reuniões. Mude para planos de fundo mais profissionais, se necessário.
  • Use sua câmera de vídeo sempre que possível. O uso da câmera pode melhorar o entendimento e a comunicação.

4. Evite a exaustão

Quando o local de trabalho e o ambiente pessoal se misturam, pode ser difícil estabelecer limites e fazer pausas. Converse com seu gerente e equipe sobre os resultados esperados para que você se concentre menos no número de horas de trabalho e mais nas metas atingidas.

Se ainda assim você sentir que está trabalhando demais, crie rotinas de início e finalização de trabalho, reserve momentos para se movimentar (andar com o cachorro ou fazer alongamentos planejados) e pense que a pausa faz parte de um jogo. Por exemplo, tente usar a técnica Pomodoro para se concentrar por 25 minutos e depois faça uma pausa obrigatória de cinco minutos. Veja outras maneiras de estabelecer limites entre o horário de trabalho e o tempo pessoal:

  • Desligue o computador no fim do dia.
  • Evite abrir seu e-mail ou bate-papo on-line depois que decidir se desconectar.
  • Faça uma atividade que comece próximo do horário em que você precisa se desconectar, como aulas na academia, compromissos ou encontros com amigos.

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Como se comunicar com colegas de equipe remotos

Quando você trabalha em casa, a possibilidade de se comunicar pessoalmente fica limitada. Isso significa que você não conseguirá mais estabelecer vínculos com conversas informais, linguagem corporal e expressões faciais. Para manter comunicações saudáveis com colegas durante o trabalho remoto, veja as seguintes dicas:

1. Agende reuniões diárias ou semanais

Para equipes de software, faça reuniões diárias que envolvem a equipe principal, destacam o andamento do projeto e ajudam a identificar dificuldades. No formato padrão desse tipo de reunião, cada membro da equipe se prepara para responder a estas perguntas:

  • No que trabalhei ontem?
  • No que estou trabalhando hoje?
  • Quais dificuldades estou tendo?

A prática diária de compartilhar conquistas e planos individuais mantém todos os membros animados com a contribuição geral da equipe para a organização.

2. Transforme o bate-papo on-line em seu “escritório principal”

Muitas empresas e equipes usam o bate-papo on-line para promover o contato entre as pessoas e conversas sobre assuntos relacionados ao trabalho. Talvez você possa criar canais mais descontraídos, para compartilhar informações sobre assuntos não relacionados ao trabalho, como receitas, exercícios ou animais de estimação. Você também deve usar o bate-papo regularmente para conversar sobre as principais metas e o andamento do processo para atingi-las.

3. Evite erros de comunicação

A comunicação a distância pode resultar em erros e desentendimentos. Em parte, isso acontece porque muitas das informações transmitidas pela comunicação cara a cara (inclusive linguagem corporal e expressões faciais) costumam ser suprimidas no formato escrito.

Se você perceber o envio muito constante de mensagens ou um tom negativo no ar, aproveite essa oportunidade para usar o telefone ou fazer uma chamada de vídeo. Se você se ofender ou se irritar com a mensagem de alguém, lembre-se de que nossa tendência é considerar mensagens neutras por escrito como negativas. Se estiver em dúvida, converse sobre isso. Faça perguntas para entender as intenções da pessoa.

4. Mantenha o espírito de equipe

Ao trabalhar em casa, é mais importante do que nunca criar espaços para interagir com os membros da equipe e conversar sobre assuntos que vão além dos projetos e das atualizações de status. O trabalho remoto pode gerar sentimentos de solidão inesperados em algumas pessoas. Veja alguns jeitos de se conectar enquanto trabalha em casa:

  • Use o bate-papo on-line como uma pausa para conversa e happy hour.
  • Marque um bate-papo por vídeo opcional durante o horário do almoço para conversar sobre assuntos divertidos, como um livro que todos da equipe decidiram ler ou as receitas favoritas para preparar em dias de trabalho remoto.
  • O desenvolvimento de equipes em um ambiente virtual pode ajudar a substituir formas de comunicação presenciais importantes que não estão presentes no escritório remoto.

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Como gerenciar uma equipe remota

A liderança remota pode gerar desafios específicos, principalmente se essa for uma nova fase de transição para você ou sua equipe. O planejamento, a comunicação e a definição de expectativas podem ajudar a manter a satisfação e a produtividade.

Veja algumas dicas para gerenciar uma equipe remota:

1. Comunique as expectativas com clareza

Reserve um tempo para se planejar. O que você precisa fazer, quais são os prazos e quais mudanças precisam ser feitas em seus planos e metas trimestrais? Registre essas informações para que você possa conversar sobre elas com sua equipe. Para evitar erros de comunicação, prepare um documento que servirá de referência. Você também pode compartilhá-lo com partes interessadas e outras equipes com as quais trabalha.

Marque uma reunião em equipe para definir se há novas expectativas e, se for o caso, sobre o que mudou com o trabalho remoto. Na pauta, inclua:

  • Comprometimento e responsabilidades com metas.
  • Com que frequência atualizações são esperadas e de que forma devem ser enviadas (por escrito, bate-papo por vídeo, gravação, reunião em equipe).
  • Regras de comunicação (que tecnologia deve ser usada para cada tipo de mensagem, o tempo de resposta esperado, horários sem contato etc.).

2. Valorize e mantenha as reuniões individuais

Em reuniões individuais, você e cada membro da equipe podem confirmar que estão trabalhando para atingir os mesmos objetivos e que o trabalho realizado está correto. Procure manter o bem-estar e o engajamento da sua equipe.

Com reuniões regulares, é possível impedir que problemas maiores surjam, fornecer e receber avaliações imediatas e frequentes, além de promover uma comunicação aberta. Reuniões individuais com cada membro da equipe se tornam ainda mais fundamentais e importantes quando o gerenciamento é virtual. Tente fazer semanalmente uma reunião individual com cada subordinado direto, que dure de 30 minutos a uma hora.

Como aproveitar ao máximo as reuniões individuais

Muitos fatores determinam a melhor maneira de estruturar suas reuniões com sucesso, incluindo as necessidades emocionais das pessoas gerenciadas, seu relacionamento com elas e o nível de experiência do membro da equipe. O elemento mais importante de uma reunião individual bem-sucedida é a criação de um espaço onde as pessoas se sintam à vontade para conversar sobre os problemas e as preocupações que possam ter. Essas reuniões são voltadas principalmente para os funcionários, e a participação deles é essencial.

Dica importante: prepare uma pauta compartilhada inicial para oferecer contexto antes da reunião e permitir que as duas pessoas fiquem responsáveis pela reunião. Defina um tempo específico para os assuntos que precisam ser abordados.

Com as mudanças constantes das notícias sobre o COVID-19 e a adesão ao trabalho remoto por algumas pessoas, é possível que sua equipe esteja se sentindo sobrecarregada ou ansiosa. Uma das responsabilidades dos gerentes é garantir que a equipe sempre sinta que tem suporte e informações atualizadas.

Comece sua reunião individual com uma pergunta aberta. Assim, os assuntos mais importantes e imediatos serão abordados. Veja algumas perguntas que podem ser feitas:

  • Como você está se sentindo?
  • No que você está pensando?
  • Você acha que tem prioridades claras?
  • Você sente que está por dentro do que acontece?
  • Você acha que você e o restante da equipe estão afastados?
  • O que deixa você mais contente?
  • Quais são suas maiores preocupações?
  • Como posso ajudar você?
    Depois de ouvir com atenção as respostas, indique soluções. Descubra o que deixa a pessoa contente, como você pode ajudá-la a ter sucesso e abra caminho para que ela trabalhe da melhor maneira possível.

3. Forneça avaliações frequentes

Se os funcionários estiverem mais familiarizados com o trabalho em um ambiente de escritório, onde são avaliados diariamente, o silêncio em um cargo remoto pode gerar incertezas ou confusão. É fácil presumir o pior sobre seu trabalho quando comentários não são feitos. Com as avaliações regulares, os funcionários conseguem saber como está o próprio desempenho, todos se compreendem e há menos chance de haver surpresas ou discordâncias em uma avaliação formal.

4. Compartilhe informações relevantes de um jeito ágil, inclusivo e organizado

Mantenha os funcionários informados. Compartilhe informações com todos os membros da equipe em tempo hábil. Sua liderança é necessária para compartilhar informações relevantes que precisam ser passadas para a equipe. Reserve o tempo necessário para entender o que está sendo comunicado, quais são os motivos e o que é solicitado à equipe.

Escolha o meio de comunicação certo ou uma combinação deles, dependendo da mensagem e sua relevância. Algumas mensagens exigem um e-mail seguido de uma reunião em equipe. No trabalho remoto, principalmente no início, é melhor se comunicar mais do que menos. Às vezes, dependendo do seu estilo de comunicação, é possível substituir um e-mail longo por um vídeo.

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