Transição para força de trabalho remota durante a epidemia de COVID-19

28.4.2020

 
Muitas empresas do Brasil estão fazendo uma transição parcial ou total para uma força de trabalho remota em resposta à pandemia da COVID-19. Com o fechamento de mais empresas devido ao número crescente de casos de coronavírus, é importante encontrar maneiras de fazer uma mudança eficiente para o trabalho de casa. Durante a preparação da sua equipe para o trabalho remoto, as informações neste guia podem ajudar você a planejar a transição.

 

Neste guia, vamos mostrar:
 

 

Como fazer a transição para o trabalho remoto

Use as etapas a seguir como referência para a criação de um plano de mudança para o trabalho remoto:

 

1. Colabore com gerentes e líderes de equipe

Durante o planejamento da transição para o trabalho remoto, é importante discutir ideias e estratégias com a equipe em funções de liderança. Uma opção é permitir que líderes e gerentes debatam e opinem sobre as melhores ferramentas a usar, as maneiras de manter os funcionários engajados e o momento de planejar uma colaboração em equipe por métodos on-line. Além disso, incentive gerentes, líderes de equipe e supervisores a liderar dando o exemplo, promovendo uma mudança a partir da gerência. Quando líderes da alta gerência param de ir ao escritório e começam a trabalhar remotamente, por exemplo, isso indica que os outros funcionários podem se sentir à vontade para fazer o mesmo.

 
Na etapa de brainstorming, comece a conversa com perguntas como:
 

  • Quais plataformas de comunicação devemos usar para manter o contato com os funcionários?
  • Qual é o melhor aplicativo de videoconferência para fazer reuniões em equipe?
  • Como podemos garantir a produtividade e o engajamento dos funcionários?

 

2. Escolha um método de comunicação confiável para informações importantes

Use um canal de comunicação que a maioria dos funcionários utiliza e seja transparente com sua equipe sobre as transições que estiverem sendo feitas para o trabalho remoto. Promova uma comunicação aberta e crie canais em suas ferramentas de comunicação para que os funcionários compartilhem informações, socializem e conversem entre eles. Além disso, mantenha seu conjunto de ferramentas simples definindo uma plataforma de comunicação confiável que será usada por todos para manter contato, fazer perguntas e fornecer avaliações. Com uma ferramenta definida, é possível compartilhar e receber facilmente informações relacionadas ao trabalho, além das notícias mais recentes sobre o surto.

 

3. Crie uma equipe de gerenciamento remota

Para trabalhar em casa de maneira eficaz, os funcionários precisam de orientação e avaliações de gerentes e líderes de equipe. Identifique os principais gerentes que serão responsáveis por liderar em ajudar em diferentes processos da empresa, para que os funcionários saibam a quem devem responder. Uma opção é criar uma equipe de gerenciamento responsável por desenvolvimento de projetos, garantia de qualidade e outros processos do fluxo de trabalho das operações da empresa.

 

4. Prepare uma ferramenta de recursos remotos (como um documento de perguntas frequentes)

É provável que os funcionários tenham dúvidas sobre o que esperar das tarefas de trabalho remoto e outras preocupações relacionadas ao surto de coronavírus. Por isso, é importante preparar recursos on-line, como uma página de perguntas frequentes, onde eles podem encontrar respostas para perguntas relacionadas a produtividade, equilíbrio entre trabalho e vida pessoal e referências sobre saúde. Uma opção é preparar um documento geral em um aplicativo on-line que pode ser acessado pelos funcionários para a consulta de novas informações.

 
Comunique-se regularmente com os funcionários para saber sobre preocupações e sugestões e responda às perguntas deles para que seja possível adicionar mais informações a esses recursos. Mantenha os colaboradores atualizados sobre as notícias mais recentes de casos e fatos sobre a COVID-19, incluindo uma lista de links que direcionam as pessoas a notícias, documentos e atualizações sobre saúde sobre a pandemia.

 

5. Elabore um plano de comunicação

Uma comunicação eficaz é fundamental durante a transição para o trabalho remoto. Por isso, é importante estabelecer um plano para manter contato regularmente. É possível marcar reuniões de equipe semanais em uma plataforma de conferência on-line para acompanhar o andamento do trabalho. Além disso, e-mails diários com atualizações essenciais sobre projetos concluídos, desenvolvimento de novos projetos e outras tarefas podem ajudar você a manter os funcionários informados.

 
Artigo relacionado: Dicas de como criar um plano de comunicação empresarial para momentos de crise

 

6. Simplifique a tecnologia e as ferramentas

A transição para uma força de trabalho remota muitas vezes depende de algumas ferramentas e recursos que garantem que os processos de trabalho serão executados sem problemas. Ferramentas de comunicação, produtividade e gerenciamento de projetos são essenciais para manter a consistência em várias operações da empresa. É importante, porém, implementar apenas as ferramentas que serão necessárias para que você e sua equipe façam as tarefas e mantenham contato. Talvez um aplicativo on-line de processamento de textos, uma ferramenta de comunicação para toda a empresa e uma plataforma de videoconferência sejam tudo aquilo de que você precisa para deixar seus funcionários prontos para o trabalho remoto.

 

Dicas para manter sua empresa ativa durante a pandemia de COVID-19

As informações a seguir podem ser úteis para gerenciar uma força de trabalho remota:

 

Forneça equipamentos da empresa se possível

Para isso, é preciso saber exatamente do que as equipes precisam para trabalhar. Levar os laptops do trabalho para casa, por exemplo, pode ser útil se os familiares dos funcionários usarem o computador de casa regularmente. No fim das contas, o oferecimento de equipamentos de escritório aos funcionários pode depender dos custos do fornecimento dessas ferramentas, além do tipo de dispositivo que a empresa permite que os colaboradores levem para casa com segurança. Uma opção é criar um sistema de “registro” no último dia de trabalho. Registre os equipamentos emprestados aos funcionários para acompanhar aqueles que têm alto custo.

 

Faça entrevistas e contrate funcionários remotamente

Se entrevistas estiverem marcadas ou se precisar contratar novos membros de equipe, é possível fazer tudo isso on-line. Use uma plataforma de videoconferência como o Skype ou o Zoom para fazer entrevistas ou entreviste candidatos por telefone. É possível criar um documento compartilhável para que novas contratações recebam informações sobre a empresa, como manuais do colaborador e outros documentos importantes. Além disso, se tiver formulários que exigem a assinatura dos funcionários, você poderá usar aplicativos como DocuSign para enviar e receber documentos confidenciais com segurança.

 

Integre ferramentas de comunicação on-line

Marque reuniões regulares para avaliar o trabalho dos funcionários, responder a perguntas e atribuir novas tarefas. Mantenha as equipes conectadas por plataformas de comunicação on-line com recursos de compartilhamento de arquivos e bate-papo privado. Essas ferramentas são vantajosas para organizar o fluxo de trabalho e compartilhar informações em um ambiente remoto, podendo ajudar a manter os funcionários engajados e produtivos. Nesse caso, se você perceber que alguns funcionários estão ausentes nos canais de comunicação, entre em contato com cada um deles ou marque reuniões individuais regulares.

 

Ajude os funcionários a manter o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal

Escolha um líder de equipe para gerenciar grupos pequenos de funcionários durante o trabalho remoto. Esses líderes podem oferecer mentoria, com ajuda profissional e conselhos que incentivem os funcionários a estabelecer limites claros entre o horário de trabalho e momentos de lazer. Além disso, os líderes de equipe podem oferecer apoio moral para incentivar os funcionários a encontrar um espaço silencioso e sem distrações para usar como ambiente de trabalho. Os líderes de equipe podem conversar com as equipes no final do dia para acompanhar o andamento do trabalho e garantir que os funcionários não estejam trabalhando demais. Por fim, é possível organizar happy hours e atividades remotas. Plugins como Netflix Party permitem que os usuários assistam a filmes juntos. Marque um horário e faça uma videoconferência para que as pessoas almocem juntas ou conversem diariamente por vídeo.

 

Use e compartilhe recursos médicos e governamentais disponíveis

A Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) e o Ministério da Saúde disponibilizam informações atualizadas sobre a disseminação do coronavírus nos sites oficiais. Para encontrar informações atualizadas sobre salários, suspensão de contrato e regulamentação de jornada de trabalho, consulte o site do Senado Federal do Brasil. Além disso, a ONU News do Brasil oferece um guia detalhado para preparar o local de trabalho para o surto de coronavírus. Você também pode ver as últimas notícias no Portal do Ministério do Trabalho do Brasil.

 
Em geral, a mudança para um ambiente de trabalho totalmente remoto exige o apoio total de líderes e funcionários para que a transição seja feita da melhor maneira possível. Mantenha os funcionários atualizados e ofereça apoio moral para ajudar a fazer uma mudança eficiente.

 

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